Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Bilgilendirme
1.1. GİRİŞ
Kişisel verilerin korunması ilkesi kapsamında saklanması, işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması ve imhasına ilişkin usul ve esaslar ile tarafların hak ve yükümlülükleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, (“6698 sayılı Kanun”) ile düzenlenmiştir.
6698 sayılı Kanun uyarınca, Türkiye İş Bankası A.Ş. Mensupları Emekli Sandığı Vakfı’nca (“Vakıf”) elde edilmiş veya edilecek ya da Vakfımızla paylaşılan veya paylaşılacak vakıf üyeleri ve bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahiplerine ve Vakıf çalışanlarına ait her türlü bilginin, aşağıda açıklanan çerçevede 6698 sayılı Kanun’da öngörülen şekillerde Vakfımızca işleneceğini ve bilgilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, güncellenmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yasal mevzuatın gerektirdiği veya izin verdiği durumlarda kamu kurumlarına açıklanması dâhil olmak üzere bilgiler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemin, kişisel verilerin işlenmesi anlamına geldiğini, Vakfımızın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olan, sözleşme taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ile bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması için veri işleminin zorunlu olduğu hallerde 6698 sayılı Kanun’da açıkça öngörülen yetki uyarınca, kişisel verilerin herhangi bir beyan ya da onaya gerek olmaksızın işlenebileceği hususlarını veri sahiplerinin bilgilerinize sunarız.
İşbu bilgilendirme metninde “kişisel verileriniz” kimliğinizi belirli ya da belirlenebilir kılan her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Vakfımız vakıf üyeleri ve bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahipleri, Vakıf çalışanları ve diğer veri sahiplerine ait kişisel bilgileri teknik ve idari olarak gerekli önlemleri almak suretiyle en güvenilir seviyede tutmaktadır.
1.2. BİLGİLENDİRMENİN AMACI ve KAPSAMI
İşbu bilgilendirme metninin temel amacı, ilgili mevzuat uyarınca öngörülen kuralların Vakfımız uygulamaları kapsamında açıklanmasından ibaret olup, Vakfımız tarafından yasal ve Vakıf mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla mevzuata uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda aktif ve emekli vakıf üyelerinin, bunların bakmakla yükümlü olduğu kişilerin ve hak sahiplerinin, Vakıf çalışanlarının, Vakfın işbirliği içinde olduğu kurum, kuruluş ve şirket çalışanlarının, ziyaretçilerinin ve üçüncü kişiler ile kişisel verileri Vakfımız tarafından işlenen tüm kişilerin bilgilendirilmesidir.
2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
Vakfımız, T.C. Anayasası, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Vakıflar Kanunu, Türk Medeni Kanunu vb. yasal mevzuatlar ile Vakıf Senedi dahil olmak üzere ilgili tüm yasal mevzuat ve bunlara dayalı olarak yetkili otoritelerce yayımlanmış olan düzenlemeler kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesini teminen, başta vakıf üyelerinin ve bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahiplerinin 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ile 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda düzenlenen haklara ilişkin hizmetlerin yerine getirilmesi, yürütülmesi, faydalanılabilmesinin sağlanması ve geliştirilmesi için veri tabanının oluşturulması, güncellenmesi için kimlik, adres, iletişim ve diğer kişisel veriler dahil gerekli tüm bilgi ve belgelerin elde edilmesi, kaydedilmesi, kağıt veya elektronik ortamda düzenlenmesi, yasal mevzuat uyarınca adli ve idari tüm yetkili mercilerce öngörülen bilgi saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, Vakfımızdan talep edilen her türlü yardım ve hizmetlere ilişkin sözleşmelerin ve diğer kayıt ve belgelerin sözlü, yazılı, görsel ya da elektronik ortamda, telefon, SMS, e-mail, telekomünikasyon iletişim vasıtalarıyla düzenlenmesi, söz konusu yardım ve hizmetlerin sunulması ve kesintisiz olarak sürdürülebilmesi amacıyla vakıf üyelerinin ve bunların bakmakla yükümlü oldukları kişiler ile hak sahiplerinin, Vakıf çalışanlarının kişisel verileri Vakfımızca 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, işlenmektedir.
Kişisel verilerin işlenmesinde, Vakfımızca benimsenen aşağıda belirtilen ilkelere uygun hareket edilmektedir.
a-Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmekte,
b-Kişisel veriler doğru ve güncel tutulmakta,
c-Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmekte,
d-Kişisel veriler işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmakta,
e-Kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASININ HUKUKİ SEBEBİ VE TOPLANAN KİŞİSEL VERİLER
Kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Vakıflar Kanunu ve Türk Medeni Kanunu başta olmak üzere yasal mevzuat ile Vakıf Senedi dahil Vakfın tabi olduğu mevzuat kapsamında toplanmakta ve işlenmektedir.
Kişisel veriler; vakıf üyeleri ve bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahipleri için vakıf üyelerinin kendisinden veya hak sahiplerinden, vakıf üyesi olmayan veya vakıftan yararlanma hakkı sonlanan gerçek kişilerin talep ve beyanlarından, Vakıfla sözleşme yapmış gerçek ve tüzel kişilerden, kamu kurum ve kuruluşlarından, mahkemeler, icra müdürlükleri ve diğer 3. kişiler ile Türkiye İş Bankası A.Ş. aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.
Bu kapsamda; aktif ve emekli vakıf üyelerine ait nüfus cüzdan bilgileri; iletişim bilgileri ile hak sahipliğinin tespitine yönelik mevzuatın gerekli kıldığı kişisel veriler ve iletişim bilgileri, Vakfımız tarafından kişisel veri toplama ve işleme amaçları ile bağlantılı ve ölçülü şekilde işlenmektedir.
Vakfımızca, kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve imhası konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler uygulanmakta olup, yürürlükte bulunan mevzuat ve iş bu bilgilendirme metni arasında uyumsuzluk veya çelişkili düzenlemeler bulunması durumunda, yürürlükteki mevzuat hükümleri öncelikle uygulanacaktır.
Vakfımıza ait internet sitesini ziyaret eden vakıf üyelerimizin ve hak sahiplerinin site içerisindeki hareketleri kaydedildiğinden, bu işleme ilişkin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi hakkındaki açıklamalara internet sitemizde bulunan “Gizlilik Politikası” metni içerisinde yer verilmiştir.
4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLARLA AKTARILABİLECEĞİ
Kişisel veriler, yasal mevzuatın izin verdiği kapsamda; kişisel bilgileri talep etme ve işleme iznine, hak ve yetkisine sahip kişi ve kuruluşlar (Sosyal Güvenlik Kurumu, Türkiye İş Kurumu, Hazine Müsteşarlığı, Vakıflar Genel Müdürlüğü, Vergi Daireleri ile Mahkemeler, İcra Müdürlükleri dahil adli ve idari makamlar vb.) başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere yasal bir zorunluluk gereği bu verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile mevzuatın izin verdiği ve Vakfımız iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde kişisel verilerin aktarılabileceği kişi ve kuruluşlara (Türkiye İş Bankası A.Ş. Mensupları Munzam Sosyal Güvenlik ve Yardımlaşma Sandığı Vakfı, T.İş Bankası A.Ş. ile sağlık hizmeti sunucuları kurum ve kuruluşları ve aktüer, denetim şirketi, yazılım şirketi vs. gibi hizmet alınan kurum ve kuruluşlara), 6698 sayılı Kanun’un kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin 8. maddesi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin 9. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde, 6698 sayılı Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak aktarılabilecektir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
Vakıf üyeleri, bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahiplerine, Vakıf çalışanları ve diğer ilgili kişilere ait kişisel veriler, işlenme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanmasının zorunlu olması kapsamında, Vakfımızın 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve Vakıf Senedi uyarınca zorunlu sosyal güvenlik hakları sağlayan bir kuruluş olması nedeni ile yasal mevzuat, Vakfımız mevzuatı ve yargı kararları uyarınca hak sahibi dul eşler ve yetim çocuklar ile ilgili olarak herhangi bir süre ile bağlı olmaksızın hak sahibi olma şartlarını elde etmeleri durumunda dul veya yetim aylığı tahsisi söz konusu olduğundan, bu hususun tespitini teminen vakıf üyeleri, bunların bakmakla yükümlü olduğu kişiler ile hak sahiplerine ilişkin işlenen kişisel veriler herhangi bir süreye tabi olmaksızın silinmemekte, yok edilmemekte ve anonim hale getirilmemekte, uzun yıllar korunmaya ve muhafaza edilmeye devam edilmektedir. Hak sahipliğinin tespitine yönelik kişisel veri ve bilgiler dışında kalan kişisel veriler başka bir gerekçe veya hukuki sebep olmaması, yasa veya düzenlemenin bulunmaması ve zorunlulukların ortadan kalkması halinde işlenme amaçlarının ortadan kalkmasını müteakip resen ve/veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Vakfımızca işlenen kişisel verilere yalnızca sınırlı sayıda görevli vakıf çalışanının erişimi söz konusu olup, görevli vakıf çalışanlarının Vakıf Senedi, Hizmet Sözleşmesi ve beyan dilekçeleri kapsamında sır saklama ve gizlilik yükümlülüğü bulunmaktadır.
6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN 6698 SAYILI KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri olarak haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu bilgilendirme metininde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Vakfımıza iletmeniz durumunda Vakfımız tarafından talebin niteliğine göre en kısa sürede, en geç otuz gün içinde sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin herhangi bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen ücret alınabilecektir.
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
a) Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
f) Sosyal güvenlik mevzuatı ile Vakfımız mevzuatı uyarınca hak sahipliğinin tespitine yönelik zorunlu olarak herhangi bir süreye tabi olmaksızın saklanması gereken kişisel veriler haricinde kalan kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,
g) Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi ya da yok edilmesi halinde bu işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ı) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Konuyla ilgili yapılacak olan yazılı başvurular kimlik tespiti yapılarak Vakfımız tarafından kabul edilecek ve ilgililere yasal süre içerisinde geri dönüşte bulunulacaktır.
6698 Sayılı Kanun kapsamında ilgililer, kişisel verilere ilişkin haklarını, kimliklerini doğrulayıcı belgeler ve taleplerini içeren dilekçe ile Hacı Mehmetefendi Sokak Tibaş Vakfı Dalyan Konut Sitesi No:24/E Blok D:1 Fenerbahçe/ İSTANBUL adresine bizzat elden iletebilir veya noter kanalıyla ulaştırabilir veya info@tibasesvakfi.org.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirler.